E-Rechnungen: Effiziente Rechnungsstellung nach gesetzlichen Standards
Informationen für Gewerbekunden
Die folgenden Informationen zur E-Rechnung richten sich an Gewerbekunden mit maximal 4 Abnahmestellen.
Sie sind Großkunde mehr mit als 4 Abnahmestellen? Dann wenden Sie sich bei Fragen zur E-Rechnung bitte an Ihre*n Kundenbetreuer*in.
Umstellung auf E-Rechnungen
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue gesetzliche Vorschriften: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. (Ein PDF ist keine E-Rechnung.)
Die SWM stellen den Rechnungsversand an Gewerbekunden nach und nach auf E-Rechnungen um. Sie können dafür zwischen den Formaten XRechnung und XRechnung im Profil ZUGFeRD wählen.
Falls Sie Fragen zur E-Rechnung haben, wenden Sie sich gerne an uns:
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Ihre Vorteile durch den Wechsel zur E-Rechnung
- Schnellere Bearbeitung: Automatisierte Prozesse sparen Zeit.
- Besser nachverfolgbar: Die Integration in Ihr Buchhaltungssystem erleichtert die Übersicht.
- Fehlerquellen werden minimiert: Daten werden direkt aus der Rechnung in Ihre Buchhaltung übernommen.
- Rechtliche Sicherheit: Erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungs-Pflicht.
- Umweltfreundlich: Durch weniger Ressourcenverbrauch tragen Sie zur CO2-Reduktion bei.
- Flexibel: Wählen Sie zwischen den Formaten X-Rechnung oder X-Rechnung im Profil ZUGFeRD.
So einfach geht die Umstellung:
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1. Empfang ermöglichen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten kann.
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2. Format wählen
Entscheiden Sie sich für ein Format (XRechnung oder XRechnung im Profil ZUGFeRD).
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3. Anmelden
Teilen Sie uns im Online-Service Meine SWM oder per E-Mail das Format und Ihre Empfangsadresse mit.
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4. E-Rechnung erhalten
Wir führen die Umstellung schrittweise durch – Beginn für Sie ist zwischen 1.5.2026 und 1.1.2027.
Pflicht für E-Rechnungen: Das müssen Sie wissen
Rechtliche Vorgaben ab 2025
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Ab dem 1. Januar 2025 ist es für Unternehmen verpflichtend, elektronische Rechnungen empfangen zu können (gemäß § 14 Absatz 1 Satz 5 in Verbindung mit Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 des Umsatzsteuergesetzes).
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Unternehmen und öffentliche Stellen sind verpflichtet, eine Empfangsadresse für E-Rechnungen mitzuteilen.
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Es ist nicht erforderlich, dass die Empfänger*innen der Übermittlung von E-Rechnungen explizit zustimmen.
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Die Umstellung auf E-Rechnung erfolgt nach und nach in Tranchen, spätestens zum 1. Januar 2027.
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Ziel dieser gesetzlichen Änderung ist es, die Rechnungsstellung effizienter und umweltfreundlicher zu gestalten.
ZUGFeRD oder XRechnung
Welches Format passt zu Ihnen?
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XRechnung
XRechnung ist ein reines XML-Format für maschinenlesbare Rechnungsdaten. Es ist geeignet für Unternehmen mit vollständig digitalisierten Buchhaltungsprozessen.
- XRechnung im Profil ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine visuelle Darstellung als PDF-Datei mit einer maschinenlesbaren XML-Datei kombiniert. XRechnung ist somit ein Teil von ZUGFeRD, aber nicht umgekehrt. ZUGFeRD bietet daher eine einfachere Handhabung für Anwender*innen.
Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
Beispielrechnung
Hier können Sie ein Beispiel einer X-Rechnung herunterladen:
Beispielrechnung im XML-Format (XRechnung) (XML, 33 KB)
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Wie melde ich mich für die E-Rechnung an?
Um sich für die E-Rechnung anzumelden, schreiben Sie uns eine E-Mail. Bitte geben Sie bei Ihrer Anfrage folgende Informationen an: Ihren Namen, das Vertragskonto, die Zählernummer, das gewünschte Rechnungsformat sowie die E-Mail-Adresse, an die die E-Rechnung gesendet werden soll.
E-Mail: erechnung.kundenservice@swm.deWenden Sie sich bei Fragen gerne an uns.
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Welche elektronischen Rechnungsformate werden unterstützt?
Wir unterstützen die gängigen elektronischen Rechnungsformate XRechnung und XRechnung im Format ZUGFeRD. Beide entsprechen den gesetzlichen Anforderungen.
XRechnung im Format ZUGFeRD ist das bevorzugte Format, aber Sie können frei wählen, welches Format Sie erhalten möchten.
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Wie wird die E-Rechnung zugestellt?
Sie erhalten die E-Rechnung per E-Mail an Ihre angegebene Empfangsadresse. Sie wird im Anhang der E-Mail als maschinenlesbare XML-Datei (als XRechnung oder XRechnung im ZUGFeRD-Format) bereitgestellt.
Sollten Sie bisher noch keine Empfangsadresse angegeben haben, können Sie diese per E-Mail nachreichen. Bitte geben Sie bei Ihrer Anfrage folgende Informationen an:
Ihren Namen, das Vertragskonto, die Zählernummer, das gewünschte Rechnungsformat sowie die E-Mail-Adresse, an die die E-Rechnung gesendet werden soll.
E-Mail: erechnung.kundenservice@swm.de -
Was sind die Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen?
Um E-Rechnungen zu empfangen, reicht in der Regel ein E-Mail-Postfach, an das wir die Rechnung senden können. Für das Auslesen, Verarbeiten und Archivieren der E-Rechnungen benötigen Sie zusätzlich eine Software, die elektronische Rechnungsformate wie XRechnungim ZUGFeRD-Format oder XRechnung verarbeiten kann.
Weitere Informationen finden Sie auch auf der offiziellen Webseite des Bundesinnenministeriums:
Infos zur E-Rechnung -
Ich habe meine E-Rechnung nicht erhalten. Was kann ich tun?
Sollten Sie Ihre E-Rechnung nicht über die bei uns gemeldete E-Mail-Adresse erhalten, überprüfen Sie bitte zunächst Ihren Spam-Ordner. Ist die E-Rechnung dort nicht zu finden, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice, um das Problem schnellstmöglich zu lösen:
E-Mail: erechnung.kundenservice@swm.de -
Wie ändere ich mein bevorzugtes Rechnungsformat?
Falls Sie Ihr bevorzugtes Rechnungsformat (XRechnung oder XRechnung im ZUGFeRD-Format) ändern möchten, kontaktieren Sie uns bitte oder per E-Mail.
Alternativ können Sie die Auswahl auch in unserem Online-Service Meine SWM selbst anpassen.E-Mail: erechnung.kundenservice@swm.de
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Kann ich meine E-Rechnung auch ausdrucken?
Ja, Sie können Ihre E-Rechnung bei Bedarf ausdrucken und in Papierform aufbewahren. Insbesondere die PDF-Datei im ZUGFeRD-Format bietet eine vertraute Visualisierung.
Sie haben Fragen zur E-Rechnung oder benötigen Unterstützung bei der Umstellung?
Wir sind für Sie da.
Schreiben Sie uns eine E-Mail. Unsere Expert*innen beraten Sie gerne.
Falls Ihr Buchhaltungssystem noch nicht bereit für E-Rechnungen ist, finden wir gemeinsam eine Übergangslösung.
- E-Mail: erechnung.kundenservice@swm.de
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