Rechnungen

Rechnungen und Gutschriften verursachen hohen Verwaltungsaufwand und immensen Papierverbrauch. Um die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und eine schnellere Rechnungsbearbeitung und Überweisung zu gewährleisten, verarbeiten wir elektronische Rechnungen per E-Mail automatisch.

Voraussetzung für das sogenannte eInvoice ist, dass Ihre Rechnungen allen gesetzlichen erforderlichen Angaben zum uneingeschränkten Vorsteuerabzug (vgl. § 14 Abs. 4 sowie § 14a UStG) enthalten.

Damit dies reibungs- und problemlos abgewickelt werden kann, bitten wir Sie, folgende Prozessanforderungen einzuhalten:

• Rechnungen müssen im PDF bzw. PDF/A-Format bei uns eingehen.
• Pro Rechnung darf nur ein PDF geschickt werden.
• Die E-Mail darf nicht größer 20 MB sein.
• Wenn Ihre Rechnung eine Anlage enthält, so senden Sie bitte alle Unterlagen in einem PDF (z. B. bei einer Handwerkerrechnung den Arbeitsbericht, oder bei Honorarrechnungen den Stundennachweis).

Die übermittelten Dateien dürfen nicht kennwortgeschützt sein.

Für Rechnungen aus dem Gutschriftsverfahren (ERS) findet das eInvoice-Verfahren keine Anwendung.

Bitte senden Sie Ihre Rechnungen unter Berücksichtigung der aufgeführten Anforderungen an folgende E-Mail-Adresse: inbox@e-invoice.swm.de

Die Stadtwerke München setzen bei Lagermaterialbestellungen und katalogisierbaren Liefer- und Dienstleistungen verstärkt auf die Zahlungsabwicklung im Gutschriftsverfahren.

Dieses automatische Abrechnungsverfahren basiert auf Wareneingängen, die nach der Leistungserbringung im ERP-System der Stadtwerke München gebucht werden. Bei der automatischen Wareneingangsabrechnung (ERS = Evaluated Receipt Settlement) wird mit dem Kreditor vereinbart, dass dieser zu einem Bestellvorgang keine Rechnung erstellt.

Stattdessen wird der Rechnungsbeleg automatisch auf Grundlage der Daten aus der Bestellung und Wareneingängen dazu gebucht.

Damit sind Rechnungsabweichungen ausgeschlossen.

Zahlungsavise:

Zahlungsavise werden bei den SWM automatisch per PDF an eine registrierte Email-Adresse versendet. Zahlungsavise werden erst ab 6 Rechnungspositionen elektronisch erstellt.

Bitte lassen Sie sich für die Zusendung registrieren unter service-e-invoice@swm.de.

Sollten Sie ein Zahlungsavis wünschen oder Fragen zu einem Avis haben, finden Sie unter Kontakte den entsprechenden Ansprechpartner.

Mahnungen:

Sollten Sie eine Mahnung an die SWM versenden, so beachten Sie hierbei bitte, dass Sie Ihre Rechnungsnummer, Betrag und falls bekannt Bestell- oder Abrufnummer angeben. Ansonsten können wir eine Bearbeitung nicht garantieren.

Bitte senden Sie uns pro angemahnte Rechnung jeweils eine Mahnung.

Kontoübersichten werden nicht als Mahnung anerkannt.

Sie können uns Ihre Mahnung auch im PDF-Format senden.

Wenn Sie Fragen zu Mahnungen haben, können Sie sich darüber hinaus unter Kontakte an den entsprechenden Ansprechpartner wenden.

Bitte teilen Sie uns unverzüglich Änderungen ihrer Bankdaten, Adresse oder Umfirmierungen mit. Sollte hierüber keine Mitteilung erfolgen, können wir keine Garantie für die ordnungsgemäße Zahlung übernehmen.

Freistellungsbescheinigungen zum Steuerabzug bei Bauleistungen gemäß § 48b Abs.1 Satz 1 des EStG, sind an das E-Mailpostfach service-e-invoice@swm.de zu senden.

Sollte nach Ablauf der Gültigkeit keine Folgebescheinigung bei uns eingehen, werden die Zahlungen gestoppt, bzw. rausgezögert bis uns die neue Bescheinigung vorliegt.

Rechnungen in PDF-Format senden Sie bitte an: Inbox@e-invoice.swm.de

Allgemeine Fragen zur Rechnungsstellung, bzw. Mahnungen beantworten Ihnen gerne: ServiceCenter-Kreditoren@swm.de oder telefonisch unter der Hotline 089-2361-4402

Fragen zu Zahlungen und Zahlungsavisen richten Sie bitte an: Service-e-invoice@swm.de oder telefonisch unter der Hotline 089-2361-4402