Rechnungen

Neben den gesetzlichen Anforderungen nach §14, Satz 1 UStG bitten wir um folgende Angaben auf Ihren Rechnungen an die SWM:

• Die Anschrift der Rechnung entnehmen Sie bitte der Bestell- bzw. Abrufnummer, diese gibt Auskunft, welches Tochterunternehmen die Bestellung getätigt hat und ist Ihr Rechnungsempfänger.
• Bitte geben Sie zusätzlich die Bestell- bzw. Abrufnummer auf der Rechnung an.
• Falls Ihre Rechnung einen Beschaffungsprozess betrifft, dem keine Bestellung zu Grunde liegt, ist die Angabe des SWM-internen Ansprechpartners unerlässlich. Hierbei bitten wir um vollständige Angabe der Emailadresse des Bestellers.

Bitte beachten Sie zudem:

• Um eine schnelle und zügige Rechnungsbearbeitung zu ermöglichen, geben sie unbedingt die zugehörige SWM-Bestellnummer auf ihrer Rechnung an! 
• Sollte die SWM-Bestellnummer auf der Rechnung nicht angegeben sein, ist mit einer deutlichen Verzögerung im Zahlprozess zu rechnen! 
• Nehmen sie keine telefonischen Bestellungen an, denen keine SWM-Bestellnummer vorausgeht!

Rechnungen und Gutschriften in Papierform verursachen hohen Verwaltungsaufwand und immensen Papierverbrauch. Um die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und eine schnellere Rechnungsbearbeitung und Überweisung zu gewährleisten, verarbeiten wir per E-Mail übermittelte Rechnungen elektronisch. 

Voraussetzung für das sogenannte eInvoice ist, dass Ihre Rechnungen allen gesetzlichen erforderlichen Angaben zum uneingeschränkten Vorsteuerabzug (vgl. § 14 Abs. 4 sowie § 14a UStG) enthalten.

Damit dies reibungs- und problemlos abgewickelt werden kann, bitten wir Sie, folgende Prozessanforderungen einzuhalten:

• Rechnungen müssen im PDF (bestenfalls Version 1.7) bzw. PDF/A-Format bei uns eingehen 
• Die E-Mail darf nicht größer 20 MB sein.
• Wenn Ihre Rechnung eine Anlage enthält, so senden Sie bitte alle Unterlagen in einem PDF (z. B. bei einer Handwerkerrechnung den Arbeitsbericht, oder bei Honorarrechnungen den Stundennachweis).

Die übermittelten Dateien dürfen nicht kennwortgeschützt sein.

Für Rechnungen aus dem Gutschriftsverfahren (ERS) findet das eInvoice-Verfahren keine Anwendung.

Bitte senden Sie Ihre Rechnungen unter Berücksichtigung der aufgeführten Anforderungen an folgende E-Mail-Adresse: inbox@e-invoice.swm.de. 
 

Generell ist das Ziel nicht nur die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Entgegennahme, sondern auch die Verarbeitung einer Rechnung vollständig zu automatisieren. Das heißt, dass wir die Rechnungen automatisch und digital verarbeiten können und zwar auf Basis von strukturierten Daten.

Mit der Veröffentlichung der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen vom 16.04.2014 wurde im Laufe der Zeit zum einen die elektronische Rechnungsstellung gestärkt und zum anderen elektronische Standardformate für Rechnungen in den EU-Ländern festgelegt. In Deutschland gelten die beiden Standards ZUGFeRD (ab Version 2) und XRechnung. 

Wir können aktuell bereits ZUGFeRD-Rechnungen verarbeiten und werden demnächst die Verarbeitung von XRechnung umsetzen. 

• Sie können bereits ZUGFeRD-Rechnungen stellen?
  Bitte senden Sie Ihre Rechnung an das Postfach inbox@e-invoice.swm.de. 
  Es garantiert Ihnen die schnellstmögliche Verarbeitung der Rechnung und somit der termingerechten Überweisung des Rechnungsbetrages zum Fälligkeitstag.
   
• Sie haben XRechnung/andere Formate im Einsatz oder würden sich über die Übermittlung von strukturierten elektronischen Rechnungen unterhalten?
  Bitte melden Sie sich unter der Telefonnummer 089 2361 – 4402 oder schreiben Sie Ihr Anliegen an das Postfach Service-e-invoice@swm.de. Wir setzen uns gerne mit Ihnen in Verbindung und arbeiten gemeinsam eine effizientere Verarbeitung der Rechnungen aus.