Datenschutz für das SWM Jobportal

Verantwortlicher gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für Ihre personenbezogenen Daten ist das Unternehmen des SWM-Konzerns, das die Stelle, auf die sie sich bewerben, ausgeschrieben hat. Dieses können Sie der jeweiligen Stellenanzeige entnehmen sowie jederzeit bei Ihrem Ansprechpartner Personal erfragen. Im Rahmen von Bewerbungen ist das vorgenannte Unternehmen jeweils zusammen mit der Muttergesellschaft des Konzerns, der Stadtwerke München GmbH, gemeinsam für die Datenverarbeitung verantwortlich. Hierzu und bei allgemeinen Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an den Ansprechpartner Personal, der in der Stellenanzeige auf die Sie sich bewerben, angegeben ist.

Sie erreichen die Stadtwerke München GmbH unter folgenden Kontaktdaten:

Stadtwerke München
Personalgewinnung und -entwicklung
Emmy-Noether-Straße 2
80992 München
E-Mail: datenschutz.stadtwerke@swm.de

Den konzernweiten Datenschutzbeauftragten der SWM erreichen Sie unter:

Stadtwerke München
Datenschutzbeauftragter
Emmy-Noether-Straße 2
80992 München
E-Mail: datenschutz@swm.de

Das SWM Jobportal befindet sich innerhalb des Webauftritts der SWM. Für den Besuch dieser Webseiten gelten ergänzend die allgemeinen Datenschutzhinweise für swm.de (z.B. zum Einsatz von Cookies). Diese finden Sie unter: https://www.swm.de/datenschutz

Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben möchten, klicken Sie auf den Button „Jetzt bewerben“ in der Stellenanzeige. Anschließend werden Sie zu einem Bewerbungsformular weitergeleitet, in dem Sie Ihre Daten eingeben können bzw. Anhänge hochladen können. Verpflichtende Angaben, die für die Teilnahme am Bewerbungsprozess unbedingt erforderlich sind, sind mit einem * markiert.

Dies sind regelmäßig folgende Angaben:

• Anrede, Vorname, Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Lebenslauf

Weitere Daten, die Sie jeweils optional zur Verfügung stellen können, sind:

• weitere Anlagen/Angaben.

In Ausnahmefällen erheben wir im Rahmen von weiteren stellenspezifischen Fragen, die Sie uns freiwillig oder verpflichtend beantworten können/müssen. So ist beispielsweise bei der Stellenausschreibung als Busfahrer die Angabe, ob bereits ein Busführerschein vorhanden ist, verpflichtend. Diese Angabe benötigen wir in diesem Fall, damit wir wissen, ob wir die Bewerberin/den Bewerber – im Falle einer Einstellung – direkt als Busfahrer/-in einsetzen können oder ob die Bewerberin/der Bewerber vorher noch eine entsprechende Ausbildung durchlaufen muss.

Alle diese personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, nennen wir im folgenden „Bewerbungsdaten“.

Nach Eingabe Ihrer Daten bestätigen Sie über die Setzung eines Häkchens, dass Sie diese Datenschutzhinweise, zur Kenntnis genommen haben. Ohne diese Bestätigung kann der Bewerbungsprozess nicht fortgesetzt werden.

Nachdem Sie Ihre Bewerbung mit dem Button („Senden“) abgeschickt haben, wird diese an dasjenige Unternehmen der SWM weitergeleitet, das die Stelle ausgeschrieben hat. Welches Unternehmen dies ist, können Sie der jeweiligen Ausschreibung entnehmen. Ein Hinweistext und eine an Ihre E-Mail-Adresse verschickte Nachricht bestätigen die erfolgreiche Erfassung Ihrer Bewerbung.

Auf Ihre Bewerbungsdaten haben – sofern Sie keine Zustimmung zur Aufnahme in den Kandidatenpool erteilen (s. hierzu unten unter Ziff. 5) – nur die Stellen Zugriff, die mit der Vorbereitung und Durchführung des konkreten Bewerbungsverfahrens betraut sind (insbesondere Personalabteilung und die Fachabteilung des ausschreibenden Unternehmens). Diese Zugriffsmöglichkeit bleibt auch nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens bestehen und endet erst mit Erreichen der Speicherdauer (s. unten unter Ziff. 10).

Ihre Bewerbungsdaten werden für das Auswahlverfahren im Rahmen der zu besetzenden Stelle verwendet. Wenn ein Auswahlverfahren zu einer Einstellung führt, verwenden wir Ihre Bewerbungsdaten darüber hinaus für Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses und insbesondere die Erstellung eines entsprechenden Arbeitsvertrags.

Die Europäische Union hat zur Terrorismusbekämpfung EU-Verordnungen erlassen, die Finanzembargos gegen Personen beinhalten. Unter Terrorverdacht stehenden Personen, die auf den Verordnungen beigefügten Sanktionslisten stehen, dürfen weder direkt noch indirekt Geldern (z.B. Entgelt, Fahrtkostenersatz) oder andere Vermögenswerten und wirtschaftlichen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Zur Vermeidung von Verstößen gegen die EU-Verordnungen sowie damit verbundener etwaiger Bußgelder und Strafen, müssen wir im Rahmen Ihres Bewerbungsprozesses sicherzustellen, dass wir keinen auf Sanktionslisten stehenden Personen wirtschaftliche Güter wie Entgelte und andere Vermögenswerte bereitstellen. Daher werden wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens Ihren Namen und Vornamen mit der aktuellen konsolidierten Sanktionsliste European Union (EEAS) – Common Foreign & Security Policy (CFSP) abgleichen.

Rechtsgrundlage ist § 26 BDSG und/oder Art. 6 Abs. 1 b DSGVO und/oder Art. 6 Abs. 1 c DSGVO und/oder Art. 6 Abs. 1 f DSGVO.

Sofern Sie uns Ihre Bewerbung auf anderem Weg als über das SWM Jobportal (z.B. Post/E-Mail) zukommen lassen oder sich auf einer von uns ausgerichteten Recruiting-Veranstaltung (z.B. „Bewerbertage“) bewerben, gelten diese Datenschutzhinweise entsprechend.

Sie haben im Rahmen Ihrer Bewerbung die Möglichkeit zur Aufnahme Ihrer Bewerbungsdaten in den Kandidatenpool des SWM-Konzerns einzuwilligen. Damit können Ihre Bewerbungsdaten auch für andere passende Stellen (bei anderen Unternehmen der SWM) berücksichtigt werden. Hierüber informieren wir Sie an geeigneter Stelle im SWM Jobportal ausführlich.

Die Aufnahme in den Kandidatenpool ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Den Widerruf können Sie uns postalisch (SWM, Personalgewinnung und -entwicklung, Emmy-Noether-Straße 2, 80992 München) oder per E-Mail (jobs@swm.de) zukommen lassen.

Wenn Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, werden wir Sie alle vier Monate per E-Mail kontaktieren und fragen, ob Sie Ihre Einwilligung weiterhin aufrecht erhalten möchten. Sofern Sie innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt der jeweiligen E-Mail Ihre Einwilligung nicht durch Klick auf den übersandten Link verlängern, werden wir Ihre Daten nicht weiter im Kandidatenpool verarbeiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 a DSGVO.

Für Ihre Bewerbung im SWM Jobportal verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir darin von Ihnen erhalten. Für den Fall, dass wir – soweit gesetzlich zulässig – darüber hinaus Daten bei Dritten erheben, werden wir Sie entsprechend den gesetzlichen Vorgaben informieren.

Die Bereitstellung der oben genannten Daten ist – soweit nicht ausdrücklich abweichend mitgeteilt – für die Durchführung des jeweiligen Bewerbungsverfahrens erforderlich. Es gibt jedoch keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung von Daten.

Innerhalb der SWM erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf ihre Daten, die diese für die unter Ziffer 3 beschriebenen Zwecke brauchen bzw. an die Ihre Daten gem. Ihrer Einwilligung gem. Ziff. 5 – sofern erteilt – weitergegeben werden dürfen.

Soweit gesetzlich zulässig (etwa im Rahmen einer Auftragsverarbeitung) geben wir personenbezogene Daten Dienstleister der folgenden Kategorien weiter:

• Personal(auswahl)services
• IT-Dienstleistungen

Bewerbungsverfahren im SWM-Konzern werden zentral durch die Muttergesellschaft Stadtwerke München GmbH gesteuert. Personenbezogene Daten werden deshalb insbesondere im Rahmen der Vereinbarungen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit zwischen der Stadtwerke München GmbH und der Gesellschaft ausgetauscht, die die Stelle ausgeschrieben hat (s.o. unter Ziff. 1). Das Wesentliche dieser Vereinbarungen stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne zur Verfügung.

Wir nutzen für bestimmte Aufgaben (IT-)Dienstleister, die ebenfalls (IT-)Dienstleister nutzen, die ihren Firmensitz, Mutterkonzern oder Rechenzentrumssitz in einem Drittland (außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums) haben können.

Soweit eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland erfolgt, muss Folgendes gegeben sein: Die Übermittlung ist zulässig, weil ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand besteht oder Sie in die Übermittlung ausdrücklich eingewilligt haben und die besonderen Voraussetzungen für eine Übermittlung in ein Drittland liegen vor. Das bedeutet insbesondere, dass die Europäische Kommission entschieden hat, dass in dem Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (Art. 45 DSGVO) oder geeignete Garantien (z.B. durch sog. EU-Standardvertragsklauseln, die von der Europäische Kommission oder der Aufsichtsbehörde vorgegeben werden) und durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe vorgesehen sind.

Bei der Speicherung und Löschung von Daten unterscheiden wir zwischen Bewerbung(en) (Lebenslauf, Anschreiben, ausschreibungsspezifische Daten) und Bewerberprofil, das auf der angegebenen E-Mail-Adresse basiert. Das Bewerberprofil besteht aus Anrede, Vorname, Nachname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Soweit erforderlich speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Auswahlverfahrens. Da einem Bewerberprofil mehrere Bewerbungen zugeordnet sein können, wird das Bewerberprofil erst gelöscht, wenn alle diesem Bewerberprofil zugeordneten Bewerbungen gemäß der nachfolgend genannten Fristen gelöscht wurden.

Bewerbungen werden spätestens 4 Monate, nachdem diese abgelehnt, zurückgezogen oder das jeweilige Auswahlverfahren abgeschlossen wurde, gelöscht, sofern nicht die weitere Aufbewahrung im Einzelfall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Wenn es nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu einer Einstellung kommt, werden die für das Beschäftigungsverhältnis relevanten Bewerbungsdaten aufbewahrt, solange dies für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Wenn Sie (freiwillig) einer Aufnahme Ihrer Bewerbungsdaten in den Kandidatenpool zugestimmt haben (s. Ziff. 4), speichern wir Ihre Daten zu diesem Zweck unabhängig von den oben genannten Fristen so lange die Einwilligung besteht. 

Sie haben das Recht, von uns jederzeit über die zu Ihnen bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten Auskunft zu verlangen, Art. 15 DSGVO. Dies betrifft auch die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die diese Daten weitergegeben werden und den Zweck der Speicherung. Zudem haben Sie das Recht, unter den Voraussetzungen des Art. 16 DSGVO die Berichtigung und/oder unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO die Löschung und/oder unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Ferner können Sie unter den Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO jederzeit eine Datenübertragung verlangen.

Sie haben das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, wenn die in Art. 21 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegen.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit sich mit einer Beschwerde an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, Art. 77 DSGVO.

Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit, s.o. unter Ziff. 1, werden Betroffenenanfragen regelmäßig von der Stadtwerke München GmbH bearbeitet und beantwortet.

Recht auf Widerruf einer Einwilligung

Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25.05.2018 erteilt wurden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft gilt.

Wir nutzen grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO. Sollten wir in Einzelfällen diese Verfahren einsetzen, werden wir Sie hierüber im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen gesondert informieren, soweit dies gesetzlich vorgesehen ist.

Stand: 09.02.2024